海外調達で仕様変更が発生したときの追加費用管理｜変更指示書の作り方
結論：発注後の変更はすべて番号付きで管理する
店舗設計では工事中にレイアウト、寸法、材料、数量が変更されることがあります。海外製造では変更指示が複数の担当者を経由するため、チャットや電話だけで伝えると旧仕様と新仕様が混在する危険があります。
変更指示書に必要な情報
- 変更番号
- 対象商品番号
- 変更前仕様
- 変更後仕様
- 変更理由
- 追加・減額
- 納期影響
- 承認日
価格だけでなく納期影響を見る
例えば張地変更そのものは小額でも、新しい生地の入荷に時間がかかれば全体納期へ影響します。変更承認では追加費用と同時に、材料手配、製造、船積みへの影響を確認します。
製造開始後は変更コストが急増する
設計段階なら図面変更だけで済む内容でも、材料購入後、加工後、完成後になるほど廃棄や再加工が増えます。そのため「変更締切日」を工程表へ設定することが有効です。
最新版図面を一本化する
変更承認後は旧図面を無効扱いにし、最新版を明確にします。ファイル名だけでなく図面内に版番号と発行日を表示すると、工場内での取り違えを防ぎやすくなります。
実務チェックポイント
- 口頭変更だけで製造させない
- 変更番号を付ける
- 追加費用を承認する
- 納期影響を確認する
- 旧図面を無効化する
- 変更履歴表を更新する
- 施工会社にも変更内容を共有する
海外調達で変更をゼロにすることは難しくても、変更を管理することはできます。変更内容、費用、納期を一つの承認フローへまとめることで、「言った・聞いていない」というトラブルを大幅に減らせます。
