中国工場のトラブルを減らす発注書PO｜最低限入れるべき項目
結論：POを製造条件の「索引」として使う
中国工場への発注書（Purchase Order）に品名、数量、単価、合計金額しか書かれていない場合、後から「どの図面で作るのか」「梱包は何仕様か」「いつ完成なのか」という認識差が起こります。
POはすべての技術情報を記載する必要はありませんが、製造契約、図面、仕様書、検品基準などを一つの注文へ結び付ける役割を持たせます。
基本的な商取引情報
- PO番号・発行日
- 買主・売主の正式名称
- 製品コード・品名
- 数量・単価・通貨・合計額
- 支払い条件
- 納期・出荷条件
技術仕様を特定する
品名だけでなく、適用する図面番号とRevisionを記載します。例えば「Chair C-101 / Drawing C101 Rev.04 / Approved Sample GS-02」のように、何を作る注文なのか一意に判断できる状態にします。
| PO記載項目 | 目的 |
|---|---|
| Drawing No. | 適用図面特定 |
| Revision | 旧図面事故防止 |
| Sample ID | 外観基準特定 |
| Inspection Spec | 合否基準特定 |
| Packing Spec | 梱包条件特定 |
納期は具体的な状態で定義する
「Delivery: October」といった表現ではなく、工場完成日、検品予定日、物流業者への引渡し予定など必要なマイルストーンを明確にします。貿易条件についても、どこまでの費用・責任を価格に含めるか契約当事者間で確認します。
支払い条件と検品を連動させる
残金をいつ支払うか、検品不合格時はどうするかをPOまたは基本契約と整合させます。POと契約書で異なる条件が書かれていると争いになるため、文書間の優先順位も整理します。
工場の受注確認を取る
POをメールで送っただけで終わらせず、工場から数量、価格、納期、仕様を確認した受注確認を取得します。修正がある場合はPO番号を維持しつつ改訂番号を付けるなど、履歴を残します。
実務チェックポイント
- PO番号を全注文に付ける。
- 正式法人名と振込先名義を確認する。
- 製品コード・数量・単価を記載する。
- 図面番号とRevisionを記載する。
- 承認サンプルと品質基準を紐付ける。
- 納期と支払い条件を明確化する。
- 工場から書面で受注確認を取る。
POは経理書類ではなく、製造プロジェクトの中心となる管理番号です。図面、検品報告、請求書、梱包明細にも同じPO番号を使用すれば、中国工場との情報管理が大幅に整理されます。